Hướng dẫn tổ chức thi chính thức cấp Tỉnh/Thành phố năm học 2021-2022
Th.tư, 16/02/2022, 18:08 Lượt xem: 47582

Ban tổ chức (BTC) Cuộc thi Olympic tiếng Anh trên Internet dành cho học sinh phổ thông công bố Hướng dẫn thi cấp Tỉnh/Thành phố trực thuộc TW (sau đây gọi tắt là cấp Tỉnh/Thành phố) năm học 2021-2022 như sau:

1. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI

1.1. Hội đồng thi

Căn cứ vào tình hình dịch bệnh COVID-19 trên địa bàn, các Nhà trường chủ động thành lập Hội đồng thi (HĐT) và triển khai thi trực tiếp hoặc thi trực tuyến qua các phần mềm theo đúng quy định phòng, chống dịch tại địa phương. Các Hội đồng thi đảm bảo quá trình thi của học sinh diễn ra minh bạch, khách quan, công bằng và nghiêm túc. 

1.2. Chuẩn bị cơ sở vật chất

Đối với các hội đồng thi trực tiếp: Hội đồng thi sẽ chuẩn bị cơ sở vật chất đảm bảo mỗi học sinh được dự thi trên 01 (một) máy tính/lượt trong vòng thi do mình tổ chức. Máy tính phải được kết nối mạng Internet, có hệ thống âm thanh và tai nghe. BTC khuyến nghị sử dụng máy tính hệ điều hành Windows 7 SP1 trở lên, trình duyệt Chrome phiên bản mới nhất cho các vòng thi chính thức. Phải có máy tính dự phòng để đổi máy cho học sinh khi gặp sự cố và nguồn điện dự phòng cho tình huống mất điện lưới. Các thiết bị có tính năng truy cập Internet khác (như máy tính bảng, điện thoại thông minh...) chỉ dùng để tự luyện, không được sử dụng trong các vòng thi chính thức. 

Đối với các hội đồng thi trực tuyến: Hội đồng thi đảm bảo thí sinh dự thi có đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất để dự thi gồm: 01 (một) máy tính được cài đặt hệ điều hành Windows 7 SP1 trở lên để phục vụ làm bài thi trực tuyến IOE01 (một) thiết bị điện tử được cài đặt phần mềm theo yêu cầu cụ thể của từng Hội đồng thi (Zoom, Google meet...), có chức năng quay camera để giám sát quá trình làm bài thi. Giám thị coi thi trực tuyến có 01 máy tính cài đặt phần mềm tạo phòng họp để học sinh đăng nhập tham gia phòng họp phục vụ việc giám sát quá trình làm bài thi. Các thiết bị điện tử phải được nối mạng Internet ổn định trong suốt quá trình làm bài thi.

1.3. Tổ chức thi

Trong thời gian BTC mở hệ thống thi cấp Tỉnh/Thành phố ngày 04&05/03/2022, các đơn vị tổ chức thi chủ động lựa chọn địa điểm tổ chức thi, thời gian tham gia thi, ca thi phù hợp với số lượng học sinh tham gia và điều kiện tổ chức của Hội đồng thi thuộc đơn vị.

 + Hướng dẫn triển khai hội đồng thi trực tuyến

a.  Giám thị coi thi tạo phòng họp (qua phần mềm Zoom, Google meet… hoặc bất cứ phần mềm nào phù hợp với Hội đồng thi). 

b. Học sinh tham gia vào phòng họp, bật camera, bật mic, tắt loa của thiết bị tham gia phòng họp trong suốt quá trình làm bài thi để không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn khác.

c. Học sinh đăng nhập vào hệ thống IOE bằng thiết bị máy tính khác với thiết bị đã đăng nhập vào phòng họp để làm bài thi. Thiết thị tham gia thi IOE được cài đặt hệ điều hành Windows 7 SP1 trở lên và không đăng nhập vào bất cứ phần mềm hay trang web nào trong quá trình làm bài thi để không bị văng ra khi hoàn thành bài thi và hệ thống ghi điểm.

d. Giám thị coi thi dùng chức năng ghi video phòng họp của phần mềm tạo cuộc họp đã sử dụng và gửi link thư mục chứa video phòng họp trên Google Drive khi nộp biên bản thi trên hệ thống.

+ Yêu cầu đối với thí sinh tham gia thi Hội đồng thi trực tuyến

a. Thí sinh chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất theo yêu cầu của Hội đồng thi, cần đảm bảo máy tính và thiết bị điện tử được kết nối mạng Internet ổn định trong suốt quá trình làm bài thi.

b. Máy tính làm bài thi đặt đối diện với thí sinh, tay để trên bàn khi làm bài thi.

c. Thiết bị giám sát quá trình làm bài thi: Đặt chéo vuông góc với học sinh; webcam (camera) cho phép quan sát được vị trí thí sinh dự thi bao gồm: máy tính làm bài và thí sinh. Không được tăt webcam của thiết bị giám sát trong suốt quá trình thi.

d. Thí sinh không được nhờ người thi hộ, thi kèm; không sử dụng tài liệu tham khảo trong quá trình làm bài thi. Ngoài các thiết bị phục vụ làm bài là 01 máy tính và 01 thiết bị điện tử, thí sinh không được phép sử dụng các thiết bị khác để truyền và nhận tin.

e. Trong quá trình làm bài, nếu mạng yếu hoặc/và đường truyền không ổn định, bị ngắt kết nối Internet thì thí sinh phải liên lạc ngay cho cán bộ coi thi, cán bộ kỹ thuật của Hội đồng thi để kịp thời khắc phục, không được tự ý mở thiết bị khác để đăng nhập lại.

f. Thí sinh phải trung thực, tự giác trong quá trình thi. Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận trong quá trình thi. Thí sinh vi phạm sẽ bị lập biên bản và xử lý theo đúng quy chế thi.

 

2. ĐĂNG KÝ DANH SÁCH HỌC SINH THAM GIA THI

2.1. Điều kiện đăng ký dự thi đối với học sinh

- Điều kiện của BTC: Học sinh đã vượt qua vòng tự luyện thứ 25.

- Điều kiện của Hội đồng thi (nếu có): Các Hội đồng thi hoàn toàn chủ động tự đưa ra các điều kiện riêng cho phù hợp với thực tế mà không trái với điều kiện của BTC.

- Tại mỗi khối lớp, 01 (một) học sinh có thể được đăng ký tối đa 02 (hai) tài khoản dự thi chính thức.

- Học sinh chỉ dự thi bằng 01 (một) tài khoản chính. Trong trường hợp tài khoản chính gặp sự cố thì chuyển thi sang khung giờ thi khác hoặc thi lại luôn ca thi đó nếu còn thời gian bằng tài khoản dự phòng. Trường hợp học sinh thi nhiều hơn 01 (một) tài khoản/01 (một) khối lớp, giáo viên cần có giải trình cụ thể trong Biên bản thi. Căn cứ vào kết quả trên hệ thống và Biên bản thi, BTC sẽ quyết định công nhận kết quả của tài khoản thi nào là hợp lệ.

Lưu ý: Chỉ những tài khoản vượt qua vòng tự luyện thứ 30trả lời đúng tối thiểu 50% số câu hỏi trong vòng thi cấp Tỉnh/Thành phố mới đủ điều kiện đăng ký dự thi cấp Quốc gia (khối 4, 5, 8, 9, 11).

2.2. Thời hạn đăng ký

Thời hạn đăng ký: từ 00:00 ngày 23/02/2022 đến 23:59 ngày 02/03/2022.

Lưu ý: Hệ thống chỉ thực hiện mở đăng ký trong khung thời gian thông báo trên.

2.3. Cách thức đăng ký

Cách thức đăng ký danh sách thí sinh tham dự thi IOE các cấp tham khảo hướng dẫn trên trang chủ theo link: https://bit.ly/2PUzjOk. Hoặc Xem video hướng dẫn tại : https://fb.watch/2zILevnqMn/

a. Đối với các địa phương Sở Giáo dục và Đào tạo có tổ chức Hội đồng thi

Bước 1: Sở GD&ĐT thành lập Hội đồng thi đồng thời thực hiện đăng ký tổ chức thi cấp Tỉnh/Thành phố với BTC trực tuyến thông qua tài khoản quản lý cấp Sở. Lựa chọn khối lớp Sở tổ chức thi theo nhu cầu thực tế.

Bước 2: Giáo viên tự đăng ký danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kỳ thi IOE cấp Tỉnh/Thành phố của trường mình theo đúng quy định của Sở GD&ĐT (căn cứ theo điều kiện Sở GD&ĐT đưa ra và điều kiện của BTC IOE) trên tài khoản giáo viên Quản trị cấp Trường.

Bước 3: Danh sách học sinh đã được giáo viên đăng ký dự thi cấp Tỉnh/Thành phố sẽ được hiển thị trong tài khoản Quản lý cấp Sở.

b. Đối với các địa phương Sở Giáo dục và Đào tạo không tổ chức Hội đồng thi; các Phòng Giáo dục và Đào tạo có thể tổ chức thi căn cứ theo nhu cầu tại địa phương

Bước 1: Phòng GD&ĐT thành lập Hội đồng thi đồng thời thực hiện đăng ký tổ chức thi cấp Tỉnh/Thành phố với BTC trực tuyến thông qua tài khoản Quản lý cấp Phòng. Lựa chọn khối lớp Phòng tổ chức thi theo nhu cầu thực tế.

Bước 2: Giáo viên tự đăng ký danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kỳ thi IOE cấp Tỉnh/Thành phố của trường mình theo đúng quy định của Phòng (căn cứ theo điều kiện Phòng GD&ĐT đưa ra và điều kiện của BTC IOE) trên tài khoản giáo viên Quản trị cấp Trường.

Bước 3: Danh sách học sinh đã được giáo viên đăng ký dự thi cấp Tỉnh/Thành sẽ được hiển thị trong tài khoản quản lý Cấp Phòng.

c. Đối với các địa phương Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và đào tạo không tổ chức Hội đồng thi, các Nhà trường có thể tổ chức thi căn cứ theo nhu cầu của Nhà trường

Bước 1: Nhà trường chủ động thành lập Hội đồng thi.

Bước 2: Giáo viên đăng ký danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kỳ thi IOE cấp Tỉnh/Thành phố theo điều kiện của Nhà trường (căn cứ theo điều kiện Nhà trường đưa ra và điều kiện của BTC IOE) trên tài khoản giáo viên Quản trị cấp Trường.

 

3. LỊCH THI 

Cuộc thi diễn ra trong 02 (hai) ngày 04&05/03/2022. Khung giờ thi của từng khối lớp cụ thể như sau:

 

 

4. MÃ CA THI

 

 

Các Hội đồng thi nhận mã ca thi trong mục Mã ca thi tại tài khoản quản trị IOE của mình ngay tại thời điểm đăng ký thi (với tài khoản Quản lý cấp Sở và cấp Phòng)/ đăng ký Danh sách học sinh dự thi (với tài khoản Giáo viên Quản trị cấp Trường).

Sở/Phòng GD&ĐT không tổ chức thi: Dùng mã ca thi hiển thị trong tài khoản Giáo viên Quản trị cấp Trường. 

Sở/Phòng GD&ĐT tổ chức thi: Với các khối lớp Sở/Phòng GD&ĐT đăng ký tổ chức thi trên hệ thống của IOE, học sinh khối lớp đó chỉ vào thi được khi sử dụng mã ca thi hiển thị trong tài khoản Quản lý cấp Sở/Phòng. Sở/Phòng GD&ĐT chủ động thông báo đúng mã ca thi cho học sinh tham gia vào thi. 

Lưu ý: Tài khoản Giáo viên Quản trị cấp Trường vẫn hiển thị mã ca thi và chỉ sử dụng được cho học sinh vào thi với các khối lớp mà Sở/Phòng GD&ĐT không đăng ký tổ chức thi.

Trong quá trình dự thi, nếu vì lý do lỗi kỹ thuật và đường truyền mạng mà thí sinh không làm bài thi được và/hoặc không nhìn thấy kết quả thi của mình, học sinh liên hệ với cán bộ trông thi/giám sát tại Hội đồng thi để báo Giáo viên Quản trị hoặc Quản lý Sở/Phòng GD&ĐT kiểm tra xem hệ thống đã ghi nhận điểm của học sinh chưa. Trong trường hợp tài khoản Quản lý/Giáo viên Quản trị chưa hiển thị điểm thi của học sinh:

+ Nếu còn trong khung giờ thi, Giáo viên cho học sinh làm lại bài thi ngay.

+ Nếu hết khung giờ thi của ca thi đó, Giáo viên bố trí cho học sinh thi lại ở ca thi tiếp theo.

 

5. BIÊN BẢN THI

5.1. Các Hội đồng thi phải lập biên bản từng phòng thi riêng ghi rõ số ID, điểm, thời gian thi của từng thí sinh theo mẫu của BTC (mẫu tải trong mục nộp biên bản thi). 

5.2. Biên bản thi phải có chữ ký xác nhận của học sinh dự thi (với Hội đồng trực tiếp); giám thị và dấu xác nhận của nhà Trường.

5.3. Biên bản thi phải được chụp/scan rõ nét, định dạng PDF/JPEG/PNG dung lượng tối đa 10Mb, đánh số thứ tự và đặt tên file theo ID Giáo viên Quản trị/Quản lý_Khối_Ca thi_Số thứ tự BBT. Ví dụ: ID1290000000_K3_Ca1_BBT01. Tên các BBT gửi lên hệ thống phải khác nhau để tránh gặp lỗi không tải lên được.

5.4. Mỗi phòng thi lập 01 (một) Biên bản thi. Biên bản thi được tổng hợp và nộp trên hệ thống theo từng khối lớp. Nếu một khối lớp có nhiều tệp BBT thì đơn vị chọn tải vào nhiều Biên bản thi lên cùng một lúc trước khi ấn gửi. Biên bản thi phải được nộp trực tuyến lên hệ thống trong thời gian quy định. Các Sở GD&ĐT hoặc Phòng GD&ĐT có thể tự nộp BBT bằng tài khoản Quản lý hoặc ủy quyền cho các Nhà trường nộp BBT thông qua tài khoản Giáo viên Quản trị cấp trường.

Yêu cầu riêng đối với Hội đồng thi trực tuyến

- Các Hội đồng thi trực tuyến phải nộp đồng thời file Biên bản thifile video ghi hình có tiếng của phòng thi.

- File video đặt tên theo ID Giáo viên Quản trị/Quản lý_Khối_Ca thi_Số thứ tự BBT.  Ví dụ: ID1290000000_K3_Ca1_BBT01. 

- Yêu cầu video ghi hình phòng thi: Video có chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ ràng. Các tệp video ghi hình phòng thi phải được tải lên cùng trong một thư mục trên Google Drive, không nén các video và cài đặt chế độ xem công khai. Tại thời điểm đối soát BBT, nếu BTC không thể truy cập được đường link trong BBT, kết quả của các thí sinh trong BBT đó sẽ không được công nhận.

Hệ thống mở tính năng nhận Biên bản thi cấp Tỉnh/Thành phố: từ 7h30 ngày 04/03/2022 đến 23h59 ngày 13/03/2022.

Lưu ý:

- BTC chỉ ghi nhận các BBT nộp thành công trên hệ thống trong thời gian quy định, không tiếp nhận BBT gửi qua các hình thức khác (email, bưu điện,...). Sau khi tải BBT lên hệ thống, Quản lý/Giáo viên cần vào mục Lịch sử upload để đảm bảo các BBT đã gửi thành công đầy đủ và rõ nét.

- BTC IOE sẽ đối chiếu kết quả thi trên hệ thống và Biên bản thi để công bố Top các thí sinh. Các kết quả thi trên hệ thống không có Biên bản thi của Hội đồng thi đều không hợp lệ.

- Các tệp tải lên hệ thống để đúng định dạng yêu cầu, không nén tệp.

- Hệ thống kỹ thuật có ghi nhận kết quả bài thi được thi tại hội đồng thi trực tuyến hoặc hội đồng thi trực tuyến. Do vậy các BBT không đúng với hình thức tổ chức thi của đơn vị sẽ không hợp lệ. 

Thầy cô xem hướng dẫn nộp biên bản thi theo bài viết hoặc video cập nhật trên trên trang chủ:  https://bit.ly/3DJiKvb

 

6. KHEN THƯỞNG

6.1. Tiêu chí xét khen thưởng

Điểm của bài thi tối thiểu 1000 điểm.

Thời gian làm bài thi (nếu có).

Giải thưởng được trao theo thứ tự từ trên xuống cho đến hết số lượng được quy định cho từng khối lớp.

BTC thực hiện vinh danh cho thành tích cao nhất của một kết quả thi, theo thứ tự Top Quốc gia - Top Tỉnh/Thành phố

6.2. Số lượng khen thưởng cho từng khối lớp như sau:

- Đối với khối tiểu học (lớp 3,4,5)

+ Xếp giải theo kết quả Toàn quốc

TOP 50 thí sinh có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên Toàn quốc gồm 5 giải nhất; 10 giải nhì; 15 giải ba và 20 giải khuyến khích: Giấy chứng nhận phần quà từ Ban tổ chức.

+ Xếp giải theo kết quả Toàn Tỉnh/Thành phố

TOP 30 thí sinh có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên toàn Tỉnh/Thành phố gồm 3 giải nhất; 6 giải nhì; 9 giải ba và 12 giải khuyến khích: Giấy chứng nhận gửi vào TK Quản lý Sở/Quản lý Phòng/TK Giáo viên Quản trị trường.

- Đối với khối THCS và THPT (lớp 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12)

+ Xếp giải theo kết quả Toàn quốc

TOP 30 thí sinh có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên toàn quốc  gồm 3 giải nhất; 6 giải nhì; 9 giải ba và 12 giải khuyến khích: Giấy chứng nhận phần quà từ Ban tổ chức.

+ Xếp giải theo kết quả Toàn Tỉnh/Thành phố

TOP 20 bạn có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên toàn Tỉnh/Thành phố gồm 2 giải nhất; 4 giải nhì; 6 giải ba và 8 giải khuyến khích:  Giấy chứng nhận gửi vào TK Quản lý Sở/Quản lý Phòng/TK Giáo viên Quản trị trường.

 

7. NHỮNG LƯU Ý VỀ MẶT KĨ THUẬT

Ban tổ chức khuyến cáo các đơn vị tổ chức thi cần kiểm tra và nâng cấp hệ điều hành máy tính từ Windows 7 SP1. Hệ thống sẽ không hoạt động ổn định với các hệ điều hành cũ hơn (ví dụ: Windows XP).

Chỉ tổ chức thi trên máy tính và sử dụng trình duyệt phù hợp nhất là trình duyệt Chrome (khuyến cáo sử dụng phiên bản mới nhất). Cán bộ phụ trách kỹ thuật tại phòng thi xóa lịch sử duyệt web trên Chrome trước khi thi để tránh phát sinh lỗi trong khi thi. Mỗi ca thi kết thúc hoặc thí sinh thi xong đã lập biên bản thì tiến hành thoát tài khoản của thí sinh trước và xóa lịch sử duyệt web, để tránh tình trạng các thí sinh sau vô tình sử dụng phiên làm việc của thí sinh trước.

Yêu cầu tắt/xóa các phần mềm tự động download để tránh ảnh hưởng đến bài nghe không nghe được, hướng dẫn theo link sau: https://bit.ly/36xUMCG

Kiểm tra để chắc chắn thời gian hiển thị của máy tính thuộc múi giờ GMT/UTC+7 (Bangkok, Hanoi, Jakarta), ngày và giờ hiển thị chính xác. Trên các máy tính cài đặt không chính xác múi giờ, ngày và giờ, bài thi sẽ bị ghi nhận điểm 0 trên hệ thống

Các Hội đồng thi cần có các phương án dự phòng về nguồn điện và hệ thống mạng thay thế ngay khi có sự cố.

 

8. CÁC TRƯỜNG HỢP VI PHẠM QUY CHẾ THI

Mở thêm các trang khác ngoài trang thi ioe.vn.

Sử dụng các phím F5, phím Back trở lại trang trước đó.

Đăng nhập một tài khoản trên hai thiết bị hoặc hai trình duyệt khác nhau và thi cùng một thời điểm.

Đang làm bài thi mà tải lại trang đề thi hoặc thoát ra không nộp bài.

Mở nhiều cửa sổ vào thi một lúc.

Khi học sinh vô ý/cố ý vi phạm các điều trên, hệ thống sẽ tự động không ghi nhận kết quả thi (không có điểm thi khi ấn nút nộp bài).

Thí sinh thực hiện quay, chụp nội dung đề thi và phát tán trên mạng Internet trong và sau thời gian thi. 

 

9. XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG PHÁT SINH TRONG KHI THI

9.1  Học sinh vô tình chọn "Nộp bài" khi chưa hoàn thành bài thi và được hệ thống ghi nhận điểm -> Giám thị ghi lại tình huống vào biên bản thi.

9.2  Hệ thống mạng bị chập chờn hoặc máy tính gặp sự cố có thể dẫn tới không tải được đề thi hoặc file nghe ->Thí sinh không được nhấn nút nộp bàiGiám thị cho học sinh thoát khỏi tài khoản, đăng nhập lại hoặc chuyển máy tính khác để làm lại bài thi ngay đồng thời ghi nhận sự cố trong biên bản thi. 

9.3  Học sinh Đăng nhập thi gặp thông báo: "Bạn không phải đối tượng dự thi" -> thí sinh không nằm trong danh sách được dự  thi như đã quy định hoặc tài khoản học sinh chưa vượt qua vòng tự luyện thứ 25 của hệ thống.

9.4  Hệ thống điện lưới hoặc mạng bị sự cố dưới 15 phút: Giám thị cho thí sinh thi lại ngay nếu còn trong khung giờ mở đề thi. 

9.5  Học sinh không thấy hiển thị điểm thi khi nộp bài hoặc hiển thị rồi nhưng tự chuyển sang trang khác -> Giám thị ghi lại tình huống vào biên bản thi.

Lưu ý: Ngay khi nhận được Biên bản thi, BTC IOE sẽ kiểm tra, rà soát các hoạt động trên tài khoản thi và đối chiếu với Biên bản thi để công nhận kết quả.

 

10. TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Ban tổ chức mong nhận được sự hợp tác của các Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT và các Nhà trường cùng phối hợp triển khai đầy đủ và kịp thời để tổ chức tốt các cuộc thi trong năm học 2021-2022. 

Trong quá trình thực hiện, mọi liên hệ với BTC xin gửi về các kênh hỗ trợ sau:

Tổng đài: 1900.636.876 (hoạt động từ 8:30-17:30 từ thứ 2 đến thứ 6)

Hotline: 0984.650.154 (hoạt động từ 18h00-21h00 T2-T6 và 8h30-17h00 T7-CN)

Email: btcioe@go.vn

Fanpage: IOE.vn - Olympic Tiếng Anh trên Internet (www.fb.com/ioe.vn)

Zalo: Olympic Tiếng Anh trên Internet - IOE

Ban tổ chức kính chúc các Hội đồng thi tổ chức thành công kỳ thi chính thức cấp Tỉnh/Thành phố năm học 2021-2022./.

Ban tổ chức IOE