Hướng dẫn Tạo và nộp Biên bản thi

Tại mỗi kỳ thi chính thức của IOE, Hội đồng thi cần lập Biên bản thi và tải lên hệ thống trong thời gian quy định. Sau khi kết thúc thời gian nộp BBT, Ban Tổ chức sẽ thực hiện rà soát BBT và video để lựa chọn ra danh sách vinh danh học sinh có thành tích cao trong kỳ thi. Chỉ những học sinh thuộc các Hội đồng thi nộp Biên bản thi và video hợp lệ theo quy định mới đủ điều kiện để xét vinh danh.

Quy trình Tạo và Nộp Biên bản thi IOE theo mẫu mới nhất

1. Hướng dẫn Tạo và tải Biên bản thi trực tuyến

Để các Hội đồng thi có thể lập Biên bản thi chính thức IOE một cách chính xác và nhanh chóng, hạn chế các trường hợp nhầm lẫn thông tin học sinh trong Biên bản thi, Ban Tổ chức ra mắt tính năng Tạo và tải Biên bản thi trực tuyến trong tài khoản Giáo viên quản trị và Quản lý thi IOE của Sở/Phòng GD&ĐT. Tính năng cho phép tạo Biên bản thi cho mỗi phòng thi của một khối học tại mỗi ca thi.

Cách sử dụng tính năng Tạo và tải BBT trên IOE

Bước 1: GVQT, Quản lý thi IOE của Sở/Phòng Đăng nhập ioe.vn và truy cập Quản lý thi IOE → Biên bản thi trong tài khoản.

Bước 2: Tại màn hình chính của phần Biên bản thi, Thầy/Cô ấn nút Tạo và tải BBT (1). Tại đây, Thầy/Cô có thể Tải mẫu Biên bản sự cố (2). 

Bước 3: Lựa chọn học sinh trong Biên bản thi

Tại màn hình Lựa chọn học sinh sẽ hiển thị danh sách các học sinh đã được đăng ký thi thành công tại thời điểm hiện tại (học sinh chưa được đăng ký sẽ không hiển thị trong danh sách này).

- Thầy/Cô sử dụng các bộ lọc và ấn Tìm kiếm (1)

- Tick chọn các học sinh trong cùng một Biên bản thi (2)

- Sau khi hoàn thành lựa chọn học sinh, Thầy/Cô ấn nút Nhập thông tin BBT (3) để chuyển đến bước tiếp theo

Bước 4: Nhập thông tin cho Biên bản thi

- Trên màn hình Nhập thông tin BBT, Thầy/Cô điền các thông tin gồm Tên hội đồng thi; Tên phòng thi; Ngày thi, Ca thi, Giờ thi (1)

- Tick chọn để Xác nhận thông tin chính xác (2). 

- Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, Thầy/Cô ấn nút Tạo Biên bản thi (3) để hệ thống tạo dữ liệu.

Lưu ý:

- Thông tin Thầy/Cô nhập tại đây sẽ hiển thị trong Biên bản thi tải về từ hệ thống. 

- Thầy/Cô có thể bỏ trống các thông tin này và tự điền bổ sung vào file BBT được tải về từ hệ thống.

Bước 5: Hoàn thành Tạo và tải về BBT

- Hệ thống Tạo Biên bản thi thành công sẽ chuyển đến màn hình Tải BBT, Thầy/Cô đọc kỹ các nội dung Lưu ý và ấn nút Tải về Biên bản thi để phục vụ cho kỳ thi. 

Hình ảnh minh họa file BBT tải về từ hệ thống

Lưu ý: 

- GVQT cần hoàn thành đăng ký danh sách học sinh dự thi trước khi sử dụng tính năng Tạo và tải Biên bản thi. Quản lý Sở/Phòng chỉ có thể sử dụng tính năng khi có ít nhất 01 (một) trường trên địa bàn đã đăng ký danh sách dự thi thành công.

- Tính năng chỉ cho phép lựa chọn học sinh trong cùng một khối học. Với các Hội đồng thi Sở/Phòng/Cụm nếu muốn tạo Biên bản thi có nhiều khối học, Thầy/Cô có thể bổ sung danh sách sau trên file đã tải từ hệ thống, hoặc nhập danh sách học sinh mong muốn vào mẫu Biên bản thi mới nhất tại: https://ioe.vn/mau-bieu-ioe/3185

- Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định trong thời gian diễn ra kỳ thi chính thức, Tính năng Tạo và Tải Biên bản thi chỉ sử dụng được trong thời gian trước ngày diễn ra ca thi đầu tiên và sau khi kết thúc ca thi cuối cùng của kỳ thi.

2. Hướng dẫn upload Biên bản thi lên hệ thống

Sau khi hoàn thành thi các cấp, các Thầy cô đăng nhập vào tài khoản quản lý Phòng, Sở để tải và nộp Biên bản thi theo đúng quy định để BTC rà soát và đối chiếu kết quả. Các BBT được nộp thành công trên hệ thống sẽ hiển thị trong mục Lịch sử Upload. 

Các thầy cô thực hiện nộp Biên bản thi theo các thao tác sau:

1. Thầy cô đăng nhập vào tài khoản quản lý của mình, vào mục Biên bản thi, tải mẫu biên bản thi của BTC như hình minh họa sau:

2.Biên bản thi phải được lập theo từng phòng thi, ký đóng dấu của  thủ trưởng đơn vị tổ chức thi và tải nộp lên hệ thống theo các bước hướng dẫn sau:

- Bước 1: Chọn hình thức tổ chức thi.

- Bước 2: Chọn loại biên bản, chọn khối, nhập link video phòng thi (nếu BTC yêu cầu), tải ảnh chụp hoặc bản scan có dấu xác nhận của đơn vị lên hệ thống bằng cách bấm vào “Chọn file”.

Sau khi hoàn thành các bước của hệ thống, các Thầy cô ấn "Nộp biên bản thi" để nộp lên hệ thống. Hệ thống hiển thị thông báo như hình minh họa bên dưới là  Biên bản thi đã được tải thành công.

Để kiểm tra toàn bộ Biên bản thi đã tải lên hệ thống thành công, các Thầy cô ấn chọn “Lịch sử Upload”. Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ Biên bản thi đã được tải thành công lên hệ thống. Trường hợp trongLịch sử upload biên bản thi không hiển thị các Biên bản thi đã tải lên được hiểu là quá trình nộp chưa thành công.

CÁC LƯU Ý KHI GỬI BIÊN BẢN THI

1.  Thầy/cô cần kiểm tra  Lịch sử upload biên bản thi để đảm bảo BBT đã nộp thành công, đầy đủ và rõ nét. Các file BBT chưa nộp thành công sẽ không xuất hiện trong mục Lịch sử upload biên bản thi.

BTC chỉ ghi nhận các BBT được tải thành công lên hệ thống, không tiếp nhận qua các kênh khác (email, zalo, bưu điện…). BBT phải được gửi thành công lên hệ thống trong thời hạn quy định. Các đơn vị nộp BBT muộn hoặc không nộp BBT trên hệ thống sẽ không được ghi nhận kết quả khi xét Vinh danh. 

2. Với các Hội đồng thi do Phòng GD&ĐT tổ chức, BBT có thể nộp toàn bộ qua tài khoản Quản trị cấp Phòng, hoặc Phòng GD&ĐT có thể ủy quyền cho các Hội đồng thi hoặc các Trường trên địa bàn tự nộp BBT trong tài khoản Giáo viên Quản trị.

3. Biên bản thi phải được chụp/scan rõ nét, định dạng PDF/JPEG/PNG, dung lượng tối đa 10Mb, đánh số thứ tự và đặt tên tệp theo ID Giáo viên Quản trị/Quản lý_Khối_Số thứ tự BBT (ví dụ: ID1290000000_K4_ BBT01). 

Tên các BBT gửi lên hệ thống phải khác nhau để tránh gặp lỗi không tải lên được. Thầy cô có thể sử dụng công cụ để giảm dung lượng file ảnh xuống để việc tải lên được dễ dàng hơn.

Để thuận tiện cho BTC trong quá trình rà soát BBT, chúng tôi mong các Thầy cô xoay hình ảnh đúng chiều nhìn văn bản trước khi nộp lên hệ thống.

4. Mỗi ca thi/khung giờ thi lập một (01) Biên bản thi. Nếu có nhiều BBT hoặc BBT có nhiều trang thì chọn tải nhiều tệp Biên bản thi lên cùng một lúc trước khi ấn gửi. Biên bản thi phải được nộp trực tuyến theo khối lớp lên hệ thống thông qua tài khoản Giáo viên Quản trị Trường/Quản lý.

5. Biên bản thi phải rõ nét, đầy đủ trang, có dấu xác nhận của đơn vị tổ chức. Các trường hợp được ghi nhận sự cố trong quá trình thi, Hội đồng thi cần gửi kèm Biên bản sự cố để BTC xem xét.

Lượng BBT được gửi tới BTC sau mỗi vòng thi là rất lớn. Trong quá trình tiếp nhận và rà soát BBT, chúng tôi sẽ không thể liên hệ với từng đơn vị thông báo về việc nộp BBT không hợp lệ (thiếu trang BBT, BBT mờ, video không mở công khai…). Vì vậy, BTC kính đề nghị tất cả các Hội đồng thi chủ động hoàn thành các yêu cầu nộp BBT của BTC để không ảnh hưởng đến kết quả thi của Học sinh. 

BTC trân trọng cảm ơn các Hội đồng thi đã tham gia và ủng hộ cuộc thi.

------------------------------------------------

Mọi thông tin liên quan quý vị và các em học sinh liên hệ BTC như sau:

- Website hỗ trợ: hotro.ioe.vn

- Fanpage: IOE.vn - Olympic Tiếng Anh trên Internet (www.fb.com/ioe.vn)

- Zalo: Olympic Tiếng Anh trên Internet - IOE

- Tổng đài: 1900.636.876 (hoạt động từ 8:30-17:30 từ thứ 2 đến thứ 6)

- Hotline: 0984.650.154 (hoạt động từ 18:00-21:00 từ thứ 2 đến thứ 6)