BTC ban hành CV số 02/2021-2022/IOE  hướng dẫn tổ chức kỳ thi cấp Trường đối với khối TH & THCS năm học 2021-2022 cụ thể như sau:

Căn cứ vào tình hình dịch bệnh COVID-19 trên địa bàn, các Nhà trường chủ động thành lập Hội đồng thi và triển khai thi trực tiếp hoặc thi trực tuyến qua các phần mềm theo đúng quy định phòng, chống dịch tại địa phương. 

1.TỔ CHỨC THI

1.1. Các Hội đồng thi đảm bảo quá trình thi của học sinh diễn ra minh bạch, khách quan, công bằng và nghiêm túc. 

1.2. Các Hội đồng thi phải có video ghi hình có tiếng của phòng thi (trực tiếp hoặc trực tuyến) và tải video lên Google Drive của giáo viên; gửi đường link tải video trong Biên bản thi (BBT) nộp Ban tổ chức. Tên video đặt theo ID giáo viên quản trị trường_Ca thi_Ngày thi_Số BBT. Ví dụ: ID1290000000_01_2.12.2021_BBT01. 

Yêu cầu video ghi hình phòng thi: Video có chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ ràng.

1.3. Yêu cầu đối với thí sinh tham gia thi Hội đồng thi trực tuyến

1.3.1. Thí sinh chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất để dự thi: 01 máy tính được cài đặt hệ điều hành Windows 10 trở lên để phục vụ làm bài thi trực tuyến IOE và 01 thiết bị điện tử được cài đặt phần mềm theo yêu cầu cụ thể của từng Hội đồng thi (Zoom, Google meet...), có chức năng quay camera để giám sát quá trình làm bài thi. Thí sinh cần đảm bảo máy tính và thiết bị điện tử được nối mạng Internet ổn định trong suốt quá trình làm bài thi; 

1.3.2. Máy tính làm bài thi đặt đối diện với thí sinh, tay để trên khi làm bài thi.

1.3.3. Thiết bị giám sát quá trình làm bài thi: Đặt chéo vuông góc với học sinh; webcam (camera) cho phép quan sát được vị trí thí sinh ngồi thi bao gồm máy tính làm bài và thí sinh. Thí sinh Không được tắt webcam của thiết bị giám sát trong suốt quá trình thi.

1.3.4. Thí sinh không được nhờ người thi hộ, thi kèm; không sử dụng tài liệu tham khảo trong quá trình làm bài thi. Ngoài các thiết bị phục vụ làm bài là  01 máy tính và 01 thiết bị  điện tử, thí sinh không được  phép sử dụng các thiết bị khác để truyền và nhận tin; 

1.3.5. Trong quá trình làm bài, nếu đường truyền mạng  yếu hoặc/và đường truyền không ổn định, bị ngắt kết nối Internet thì thí sinh phải gọi điện ngay cho cán bộ coi thi, cán bộ kỹ thuật của Hội đồng thi để kịp thời khắc phục, không được tự ý mở thiết bị  khác để đăng nhập lại; 

1.3.6. Thí sinh phải trung thực,tự giác trong quá trình thi. Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận trong quá trình thi.. Thí sinh vi phạm sẽ bị lập biên bản và xử lý theo đúng quy chế thi. 

2.ĐĂNG KÝ DANH SÁCH HỌC SINH THAM GIA THI

2.1. Điều kiện đăng ký dự thi đối với học sinh

- Điều kiện của BTC: Học sinh đã vượt qua vòng tự luyện thứ 15.

- Điều kiện của Hội đồng thi (nếu có): Các Hội đồng thi hoàn toàn chủ động tự đưa ra các điều kiện riêng cho phù hợp với thực tế mà không trái với điều kiện của BTC.

- Tại mỗi khối lớp, một (01) học sinh có thể được đăng ký tối đa hai (02) tài khoản dự thi chính thức.

- Học sinh chỉ dự thi bằng một (01) tài khoản chính. Trong trường hợp tài khoản chính gặp sự cố thì chuyển thi sang khung giờ thi khác hoặc thi lại luôn ca thi đó nếu còn thời gian bằng tài khoản dự phòng. Trường hợp học sinh thi nhiều hơn một (01) tài khoản/ một (01) khối lớp, giáo viên cần có giải trình cụ thể trong Biên bản thi. Căn cứ vào kết quả trên hệ thống và Biên bản thi, BTC sẽ quyết định công nhận kết quả của tài khoản thi nào là hợp lệ.

2.2. Thời hạn đăng ký

- Thời hạn đăng ký: 8h00 ngày 22/11/2021 – 17h30 ngày 30/11/2021

- Lưu ý: Hệ thống chỉ thực hiện mở đăng ký trong khung thời gian thông báo trên.

2.3. Cách thức đăng ký

Giáo viên đăng ký danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kỳ thi IOE cấp Trường trên tài khoản Giáo viên Quản trị cấp trường.

Cách thức đăng ký danh sách thí sinh tham dự thi IOE các cấp tham khảo hướng dẫn trên trang chủ theo link: https://bit.ly/2PUzjOk. Hoặc xem video hướng dẫn tại: https://fb.watch/2zILevnqMn/

3.LỊCH THI 

Cuộc thi diễn ra trong ba (03) ngày 02; 03 và 04/12/2021. Khung giờ thi của từng khối lớp cụ thể như sau:

4.MÃ CA THI

Các Hội đồng thi nhận mã ca thi trong mục Mã ca thi tại tài khoản Giáo viên Quản trị trường của mình ngay tại thời điểm đăng ký thi.

Lưu ý: Theo kinh nghiệm các kỳ thi trước, thí sinh tập trung thi đông vào các ca thi ngày đầu tiên nên hệ thống có thể gặp phải tình trạng quá tải và có thể gây ra những lỗi kỹ thuật. Do vậy, BTC khuyến nghị các Hội đồng thi sắp xếp tổ chức thi trong ngày thi thứ 2 và thứ 3.

Vì lý do lỗi kỹ thuật và đường truyền mạng mà thí sinh không làm bài thi được và/hoặc không nhìn thấy kết quả thi của mình, thí sinh báo với Giáo viên (hoặc Cán bộ coi thi) và liên hệ với Giáo viên quản lý tài khoản Quản trị trường trên hệ thống IOE để kiểm tra xem hệ thống đã ghi nhận điểm của học sinh chưa qua tài khoản Giáo viên Quản trị của mình. Trong trường hợp hệ thống không ghi nhận điểm:

-      Nếu còn trong khung giờ thi, Giáo viên cho học sinh làm lại bài thi ngay.

-      Nếu hết khung giờ thi của ca thi đó, Giáo viên bố trí cho học sinh thi lại ở ca thi tiếp theo. 

5.BIÊN BẢN THI

Mẫu Biên bản thi được tải về từ mục Biên bản thi trong tài khoản Giáo viên Quản trị trường.

Các Hội đồng thi phải lập biên bản phòng thi ghi rõ số ID, điểm, thời gian thi của từng thí sinh theo mẫu của BTC. Biên bản thi phải có chữ ký xác nhận của giám thị và dấu xác nhận của nhà Trường.

Mỗi ca thi/khung giờ thi lập một (01) Biên bản thi. Nếu có nhiều BBT hoặc nhiều tờ thì chọn tải vào nhiều Biên bản thi lên cùng một lúc trước khi ấn gửi. Biên bản thi phải được nộp trực tuyến lên hệ thống thông qua tài khoản Giáo viên Quản trị cấp trường.

Biên bản thi phải có đường link tải video ghi hình phòng thi để BTC có thể truy cập để đối chiếu BBT. Tại thời điểm đối soát BBT, nếu BTC không thể truy cập được đường link trong BBT, kết quả của các thí sinh trong BBT đó sẽ không được công nhận.

Thời hạn BTC nhận BBT cấp Trường: từ 9h00 ngày 02/12/2021 đến 23h59 ngày 12/12/2021.

Lưu ý: BTC IOE sẽ đối chiếu kết quả thi trên hệ thống và Biên bản thi để công bố Top các thí sinh. Các kết quả thi trên hệ thống không có Biên bản thi của Hội đồng thi đều không hợp lệ.

6.KHEN THƯỞNG

6.1. Tiêu chí xét khen thưởng

- Điểm của bài thi.

- Thời gian làm bài thi (nếu có).

- Giải thưởng được trao theo thứ tự từ trên xuống cho đến hết số lượng được quy định cho từng khối lớp.

6.2. Số lượng khen thưởng cho từng khối lớp như sau:

- Xếp giải theo kết quả Toàn quốc

TOP 10 thí sinh có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên Toàn quốc: Giấy chứng nhận từ Ban tổ chức và phần thưởng.

- Xếp giải theo kết quả Toàn tỉnh

TOP 10 thí sinh có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên toàn Tỉnh/Thành phố: Giấy chứng nhận gửi vào TK Quản lý Phòng/TK Giáo viên Quản trị trường.

- Xếp giải theo kết quả toàn Trường.

TOP 01 bạn có điểm cao nhất của mỗi khối lớp trên toàn Trường: Giấy chứng nhận gửi vào TK Giáo viên Quản trị trường.

7.NHỮNG LƯU Ý VỀ MẶT KĨ THUẬT

Ban tổ chức khuyến cáo các đơn vị tổ chức thi cần kiểm tra và nâng cấp hệ điều hành máy tính từ Windows 10. Hệ thống sẽ không hoạt động ổn định với các hệ điều hành cũ hơn (ví dụ: Windows XP).

Chỉ tổ chức thi trên máy tính và sử dụng trình duyệt phù hợp nhất là trình duyệt Chrome. Cán bộ phụ trách kỹ thuật tại phòng thi xóa lịch sử duyệt web trên Chrome trước khi thi để tránh phát sinh lỗi trong khi thi. Mỗi ca thi kết thúc hoặc thí sinh thi xong đã lập biên bản thì tiến hành thoát tài khoản của thí sinh trước và xóa lịch sử duyệt web, để tránh tình trạng các thí sinh sau vô tình sử dụng phiên làm việc của thí sinh trước.

Yêu cầu tắt/xóa các phần mềm tự động download để tránh ảnh hưởng đến bài nghe không nghe được, hướng dẫn theo link sau: https://bit.ly/36xUMCG

Kiểm tra để chắc chắn thời gian hiển thị của máy tính thuộc múi giờ GMT/UTC+7 (Bangkok, Hanoi, Jakarta), ngày và giờ hiển thị chính xác. Trên các máy tính cài đặt không chính xác múi giờ, ngày và giờ, bài thi sẽ bị ghi nhận điểm 0 trên hệ thống. 

Các Hội đồng thi cần có các phương án dự phòng về nguồn điện và hệ thống mạng thay thế ngay khi có sự cố.

8. CÁC TRƯỜNG HỢP VI PHẠM QUY CHẾ THI

-  Mở thêm các trang khác ngoài trang thi ioe.vn.

- Sử dụng các phím F5, phím Back trở lại trang trước đó.

- Đăng nhập một tài khoản trên hai thiết bị hoặc hai trình duyệt khác nhau và thi cùng một thời điểm.

- Đang làm bài thi mà tải lại trang đề thi hoặc thoát ra không nộp bài.

- Mở nhiều cửa sổ vào thi một lúc.

- Khi học sinh vô ý/cố ý vi phạm các điều trên, hệ thống sẽ tự động không ghi nhận kết quả thi (không có điểm thi khi ấn nút nộp bài).

9. XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG PHÁT SINH TRONG KHI THI

9.1  Học sinh vô tình chọn "Nộp bài" khi chưa hoàn thành bài thi và được hệ thống ghi nhận điểm -> Giám thị ghi lại tình huống vào biên bản thi.

9.2  Hệ thống mạng bị chập chờn hoặc máy tính gặp sự cố có thể dẫn tới không tải được đề thi hoặc file nghe ->Thí sinh không được nhấn nút nộp bài. Giám thị cho học sinh thoát khỏi tài khoản, đăng nhập lại hoặc chuyển máy tính khác để làm lại bài thi ngay đồng thời ghi nhận sự cố trong biên bản thi. 

9.3  Học sinh Đăng nhập thi gặp thông báo: "Bạn không phải đối tượng dự thi" -> thí sinh không nằm trong danh sách được dự  thi như đã quy định hoặc tài khoản học sinh chưa vượt qua vòng tự luyện thứ 15 của hệ thống.

9.4  Hệ thống điện lưới hoặc mạng bị sự cố dưới 15 phút: Giám thị cho thí sinh thi lại ngay nếu còn trong khung giờ mở đề thi. 

9.5  Học sinh không thấy hiển thị điểm thi khi nộp bài hoặc hiển thị rồi nhưng tự chuyển sang trang khác -> Giám thị ghi lại tình huống vào biên bản thi.

Lưu ý: Ngay khi nhận được Biên bản thi, BTC IOE sẽ kiểm tra, rà soát các hoạt động trên tài khoản thi và đối chiếu với Biên bản thi để công nhận kết quả.

10.TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Ban tổ chức mong nhận được sự hợp tác của các Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT và các Nhà trường cùng phối hợp triển khai đầy đủ và kịp thời để tổ chức tốt các cuộc thi trong năm học 2021-2022.

Ban tổ chức kính chúc các Hội đồng thi tổ chức thành công kỳ thi chính thức cấp Trường năm học 2021-2022.

Trong quá trình thực hiện, mọi liên hệ với BTC xin gửi về các kênh hỗ trợ sau:

- Tổng đài: 1900.636.876 (hoạt động từ 8:30-17:30 từ thứ 2 đến thứ 6)

- Hotline: 0984.650.154 (hoạt động từ 18h00-21h00 T2-T6 và 8h30-17h00 T7-CN)

- Email: [email protected]

- Fanpage: IOE.vn - Olympic Tiếng Anh trên Internet (www.fb.com/ioe.vn)

- Zalo: Olympic Tiếng Anh trên Internet - IOE