Hướng dẫn nộp Biên bản thi

Sau khi hoàn thành kỳ thi IOE các cấp, các Thầy cô đăng nhập vào tài khoản giáo viên/tài khoản quản lý Phòng, Sở để tải và nộp Biên bản thi theo đúng quy định. Biên bản thi là căn cứ để BTC ghi nhận kết quả thi các cấp của học sinh, cũng như để xét vinh danh cho các học sinh có kết quả cao. Các BBT được nộp thành công trên hệ thống sẽ hiển thị trong mục Lịch sử Upload. 

Quy trình nộp Biên bản thi trên hệ thống

Bước 1: Hội đồng thi xác nhận BBT (ký, đóng dấu)

Trong quá trình rà soát BBT nộp trên hệ thống, BTC xác định BBT hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của học sinh, cán bộ trông thi và xác nhận của Hội đồng thi.

Giáo viên có thể tải mẫu Biên bản thi (IOE_03) mới nhất trong mục Biên bản thi ở Tài khoản giáo viên quản trị trường, hoặc tại https://ioe.vn/mau-bieu-ioe/3185

Bước 2: Scan/chụp ảnh đầy đủ các trang BBT; upload video giám sát lên Google Drive

- Yêu cầu với Biên bản thi: Biên bản thi phải được chụp/scan rõ nét, định dạng PDF/JPG/PNG, đánh số thứ tự và đặt tên tệp theo ID Quản lý/Giáo viên Quản trị_Khối_Số thứ tự BBT (ví dụ: ID1290000000_K4_ BBT01). Tên các BBT gửi lên hệ thống phải khác nhau để tránh gặp lỗi không tải lên được. Để thuận tiện cho BTC trong quá trình rà soát BBT, chúng tôi mong các Thầy/Cô xoay hình ảnh đúng chiều nhìn văn bản trước khi nộp lên hệ thống.

- Yêu cầu video ghi hình phòng thi: Video có chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ ràng. Video đặt tên theo ID Giáo viên Quản trị/Quản lý_Khối_Phòng thi. Ví dụ: ID1290000000_K4_ P01. Các tệp video ghi hình phòng thi không được nén (định dạng RAR, ZIP,...), phải được tải lên trong cùng một thư mục trên Google Drive và cài đặt chế độ xem công khai.

Bước 3: Upload BBT, gắn link video tại trang Nộp BBT

Thầy/Cô cần đăng nhập tài khoản giáo viên quản trị trường, truy cập tính năng Biên bản thi trong mục Quản lý thi IOE. Tại màn hình Biên bản thi, Thầy/Cô lựa chọn hình thức tổ chức thi (tại các kỳ thi chính thức năm học 2023-2024, chỉ có hình thức thi trực tiếp) và loại Biên bản cần tải (Biên bản thi và Biên bản sự cố)

Thầy/Cô lựa chọn khối lớp, nhập link xem video giám sát và ấn Chọn file/kéo thả bản scan/ảnh chụp BBT đã chuẩn bị ở Bước 2.

Nếu có nhiều BBT hoặc BBT có nhiều trang thì Thầy/Cô chọn tải nhiều tệp Biên bản thi lên cùng một lúc trước khi ấn gửi. Hệ thống cho phép dung lượng tải lên tối đa 10Mb cho mỗi lần gửi.

Thầy/Cô ấn nút Nộp Biên Bản Thi để hoàn thành một lần gửi BBT.

Hệ thống hiển thị thông báo như hình minh họa bên dưới là  Biên bản thi đã được tải lên thành công.

Bước 4: Kiểm tra Lịch sử upload biên bản thi

Sau khi tải BBT lên hệ thống, Thầy/Cô chủ động kiểm tra lại chất lượng và nội dung các file, đường link xem video đã nộp tại Lịch sử upload biên bản thi. Tại đây, Thầy/Cô có thể kiểm tra được toàn bộ các file BBT đã nộp trên hệ thống ở tất cả các kỳ thi chính thức IOE trong năm học đó.

• - Trong trường hợp Lịch sử upload không có file, hoặc file nộp chưa đầy đủ, Thầy/Cô có thể nộp bổ sung (nếu vẫn đang trong thời gian hệ thống mở tính năng nộp Biên bản thi)
• - Trong trường hợp file đã upload bị nhầm, không rõ nét, Thầy/Cô có thể Xóa và nộp lại (nếu vẫn đang trong thời gian hệ thống mở tính năng nộp Biên bản thi)

CÁC LƯU Ý KHI GỬI BIÊN BẢN THI

1.  Các BBT nộp thành công là những BBT gửi thành công lên hệ thống trong thời hạn quy định và hiển thị trong Lịch sử Upload. BTC chỉ ghi nhận và thực hiện rà soát các BBT được tải thành công lên hệ thống, không tiếp nhận qua các kênh khác (email, zalo, bưu điện…). Các đơn vị nộp BBT muộn hoặc không nộp BBT trên hệ thống sẽ không được ghi nhận kết quả khi xét Vinh danh. 

2. Với các Hội đồng thi do Phòng GD&ĐT tổ chức, BBT có thể nộp toàn bộ qua tài khoản Quản trị cấp Phòng, hoặc Phòng GD&ĐT có thể ủy quyền cho các Hội đồng thi hoặc các Trường trên địa bàn tự nộp BBT trong tài khoản Giáo viên Quản trị.

Với các Hội đồng thi theo cụm, hệ thống cung cấp tính năng Ủy quyền nộp BBT trong tài khoản của trưởng cụm. Với tính năng này, Trưởng cụm có thể kích hoạt tính năng Nộp BBT cho một tài khoản giáo viên trong cụm. Các tài khoản giáo viên khác trong cụm không được ủy quyền chỉ có thể xem Lịch sử upload BBT của cụm mà không thể upload BBT.

Chi tiết về tính năng Ủy quyền nộp BBT cho các Hội đồng thi theo cụm, Thầy/Cô xem tại:

3. Mỗi ca thi/khung giờ thi lập một (01) Biên bản thi. Nếu có nhiều BBT hoặc BBT có nhiều trang thì chọn tải nhiều tệp Biên bản thi lên cùng một lúc trước khi ấn gửi. Biên bản thi phải được nộp trực tuyến theo khối lớp lên hệ thống thông qua tài khoản Giáo viên Quản trị Trường.

4. Lượng BBT được gửi tới BTC sau mỗi vòng thi là rất lớn. Trong quá trình tiếp nhận và rà soát BBT, chúng tôi sẽ không thể liên hệ với từng đơn vị thông báo về việc nộp BBT không hợp lệ (thiếu trang BBT, BBT mờ, video không mở công khai…). Vì vậy, BTC kính đề nghị tất cả các Hội đồng thi chủ động hoàn thành các yêu cầu nộp BBT của BTC để không ảnh hưởng đến kết quả thi của Học sinh. 

BTC trân trọng cảm ơn các Hội đồng thi đã tham gia và ủng hộ cuộc thi.

------------------------------------------------

#ioe #olympictienganh #ioecaptruong #ioecaptruong2023

Mọi thông tin liên quan quý vị và các em học sinh liên hệ BTC như sau:

- Website hỗ trợ: hotro.ioe.vn

- Fanpage: IOE.vn - Olympic Tiếng Anh trên Internet (www.fb.com/ioe.vn)

- Zalo: Olympic Tiếng Anh trên Internet - IOE

- Tổng đài: 1900.636.876 (hoạt động từ 8:30-21:00 từ thứ 2 đến thứ 6)

- Hotline: 0984.650.154 (hoạt động từ 18:00-21:00 từ thứ 2 đến thứ 6)