1) Quyết định thành lập đội tuyển lớp 5, lớp 9 dự thi cấp toàn quốc ( mỗi đội từ 10 đến 40 học sinh). Đặc biệt lưu ý danh sách phải có số ID của từng học sinh. Mọi  sự thay đổi số ID phải báo về BTC cấp toàn quốc trước ngày 18/4/2011. Gửi bản mềm về địa chỉ : [email protected] để công bố trên trang : ioe.vn.

2) Biên bản thi cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (đặc biệt các phòng thi có học sinh trong đội tuyển).

3) Danh sách đoàn cán bộ giám sát chéo (ít nhất 3 cán bộ,trong đó có cán bộ lãnh đạo cấp phòng).

Lưu ý :

1) Căn cứ để chọn đội tuyển là kết quả thi cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (vòng thi chính thức  25) . Một số Sở GD-ĐT đã căn cứ thêm vào các vòng thi sau vòng thi thứ 25 để chọn đội tuyển là không đúng với thể lệ cuộc thi (phụ huynh, giáo viên, học sinh đã phản ánh về BTC cấp toàn quốc). Đề nghị các Sở GD-ĐT thực hiện đúng quy định, không tự đưa ra thêm các hình thức tuyển chọn khác thể lệ.

2) Trong thời gian trước ngày 1/4/2011, đề nghị không liên lạc qua số máy : 0903436757.Mọi thắc mắc đề nghị gửi về hộp thư của BTC cấp toàn quốc : [email protected] để được giải đáp.

3) Thời hạn cuối cùng gửi các văn bản trên là ngày 1/4/2011.

Lịch biểu thi cấp toàn quốc :

+ Ngày 10/4/2011 : Ban tổ chức cấp toàn quốc thông báo phân công giám sát chéo giữa các địa phương (có danh sách kèm theo) trên website : ioe.vn.

+ Ngày 11/4/2011 : Ban tổ chức cấp toàn quốc sẽ gửi "Mã số thi cấp toàn quốc" (niêm phong) về Giám đốc các Sở GD-ĐT có cử đội tuyển thi cấp toàn quốc.

+ Trước ngày 15/4/2011 : Lãnh đạo Sở GD-ĐT ra quyết định thành lập Hội đồng thi cấp toàn quốc tại địa phương với thành phần :

- Đại diện Ban Giám đốc là Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện Đoàn cán bộ địa phương giám sát chéo là Phó Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện Ban Giám đốc hoặc lãnh đạo các phòng GDTH,GDTrH là Phó Chủ tịch Hội đồng.

- Các ủy viên là các cán bộ thuộc đoàn cán bộ giám sát chéo và một số cán bộ của Sở GD-ĐT. Trong các ủy viên cần phân công rõ  chức danh : thư ký hội đồng.

+ Ngày 20/4/2011 : Các Sở GD-ĐT chưa nhận được "Mã số thi cấp toàn quốc" phải điện về số máy 0903436757 để BTC cấp toàn quốc kịp thời xử lý.

+ 14h00 ngày 22/4/2011 : Họp Hội đồng thi cấp toàn quốc tại địa phương để thực hiện các công việc :

- Kiểm tra phong bì niêm phong " Mã số thi cấp toàn quốc".

- Kiểm tra danh sách đội tuyển. Các Sở GD-ĐT phải làm thẻ học sinh cho tất cả học sinh trong đội tuyển (có dán ảnh 3x4 và xác nhận).

- Kiểm tra cơ sở vật chất đảm bảo cho kỳ thi : máy tính (cài đặt đủ phần mềm theo quy định và có trình duyệt thích hợp), đường mạng (dung lượng đảm bảo cho tốc độ đường truyền) , dự phòng nguồn điện. Sở GD-ĐT cần liên hệ với cơ quan quản lý điện lực để đảm bảo có nguồn điện trong suốt thời gian thi, trong trường hợp khó bảo đảm phải có phương án dự phòng.

- Kiểm tra các hồ sơ cần thiết phục vụ kỳ thi : biên bản các phòng thi, danh sách giám thị các phòng thi.

+ 7h00 ngày 23/4/2011 : Tổ chức Lễ Khai mạc kỳ thi cấp toàn quốc. Trong nội dung buổi lễ phải có nghi thức đại diện học sinh dự thi kiểm tra phong bì niêm phong "Mã số thi cấp toàn quốc" (có biên bản và học sinh ký xác nhận niêm phong vẫn đảm bảo).

+ 7h30 ngày 23/4/2011 : Học sinh lớp 9  vào phòng thi.Mỗi phòng thi cử 1 giám thị về phòng Lãnh đạo Hội đồng thi để nhận Mã số thi cấp toàn quốc. Giám thị còn lại hướng dẫn học sinh đăng nhập trang " ioe.vn và kiểm tra số ID đúng trong danh sách đăng ký dự thi. Trong kỳ thi này, chỉ các tài khoản mà số ID đã đăng ký dự thi cấp toàn quốc mới có thể thi được.

+7h55 ngày 23/4/2011 : Giám thị viết Mã số thi cấp toàn quốc lên bảng để học sinh nhập mã số theo yêu cầu.

+ 8h00 ngày 23/4/2011 : Học sinh lớp 9 bắt đầu làm bài.

+9h00 ngày 23/4/2011 : Kết thúc giờ thi của học sinh lớp 9. Lưu ý : học sinh làm xong bài phải báo giám thị ghi kết quả thi vào biên bản và ký tên xác nhận. Mọi học sinh, dù làm xong bài cũng không được ra khỏi phòng thi trước khi giờ thi kết thúc để bảo mật mã số thi.

+ 9h30 ngày 23/4/2011 : Học sinh lớp 5 vào phòng thi.Mỗi phòng thi cử 1 giám thị về phòng Lãnh đạo Hội đồng thi để nhận Mã số thi cấp toàn quốc. Giám thị còn lại hướng dẫn học sinh đăng nhập trang " ioe.vn và kiểm tra số ID đúng trong danh sách đăng ký dự thi. Trong kỳ thi này, chỉ các tài khoản mà số ID đã đăng ký dự thi cấp toàn quốc mới có thể thi được.

+9h55 ngày 23/4/2011 : Giám thị viết Mã số thi cấp toàn quốc lên bảng để học sinh nhập mã số theo yêu cầu.

+ 10h00 ngày 23/4/2011 : Học sinh lớp 5 bắt đầu làm bài.

+11h00 ngày 23/4/2011 : Kết thúc giờ thi của học sinh lớp 5. Lưu ý : học sinh làm xong bài phải báo giám thị ghi kết quả thi vào biên bản và ký tên xác nhận. Mọi học sinh, dù làm xong bài cũng không được ra khỏi phòng thi trước khi giờ thi kết thúc để bảo mật mã số thi.

+ 11h15 ngày 23/4/2011 : Hội đồng thi làm các thủ tục :

- Kiểm tra các biên bản phòng thi, kể cả các biên bản về sự cố khi cho học sinh thực hiện lại bài thi. Học sinh làm bài thi quá 1 lần mà không có biên bản về sự cố và cho phép thi lại thì kết quả thi sẽ không được công nhận.

- Thông qua biên bản đánh giá kỳ thi

- Cho tất cả các hồ sơ của cuộc thi (gồm tất cả các biên bản) vào một phong bì lớn, niêm phong gửi về : Ông Đặng Hiệp Giang, Vụ Giáo dục Trung học, Bộ Giáo dục và Đào tạo, 49 Đại Cồ Việt, Hà Nội. Ngoài phong bì ghi rõ : Hồ sơ tổ chức kỳ thi cấp toàn quốc tại địa phương (ghi rõ tên địa phương). Phong bì này gửi Bưu điện thoe chế độ đảm bảo và chuyển phát nhanh trước 14h00 ngày 23/4/2011.

Lưu ý : Tất cả các biên bản cần sao thêm một bản lưu tại Sở GD-ĐT địa phương.Các bản sao phải có xác nhận "Sao y bản chính", có chữ ký của trưởng đoàn cán bộ giám sát chéo và Chủ tịch Hội đồng thi.

+ Việc xử lý các sự cố khi tiến hành tổ chức thi sẽ được hướng dẫn riêng.